برنامه ریزی استراتژیك بر مبنای کیفیت از ضروریات انکار ناپذیر برای پیاده کردن مدیریت جامع کیفیت در سازمانها می باشد. برنامه ریزی بلند مدت حاکی از آن است که مدیریت برای استفاده از منابع کامل مدیریت جامع کیفیت ثبات قدم و عزم راسخ دارد.
اولین قدم برای برنامه ریزی تعیین فلسفه وجودی سازمان( برای چه هستیم؟) دورنما(به کجا می خواهیم برسیم؟) و رسالت سازمان (چه می کنیم؟) می باشد.آیا فلسفه وجودی سازمان در صدور کارت عضویت و مچ گیری مهندسین در شورای انتظامی آن خلاصه شده است ؟! ویا بستن تعهد نامه نیم بند با شهرداری که هیچیک وفاداربه تعهد خویش نبوده اند! بهر حال وظیفه مهم برنامه های استراتژیک بر عهده مدیران ارشد سازمان می باشد.
عناصر ساختاری مدیریت جامع کیفیت :
1-تعهد مدیریت ارشد : برای رهبری و حمایت از تلاشهای مدیریت جامع کیفیت، فرهنگ سازی و نهادینه کردن آن در سازمان ضروری است.
2-ساختار حمایتی : ایجاد یک ساختار مدیریتی جداگانه برای تعیین الویتها وپایش اجرای مدیریت جامع کیفیت ضروری است. معمولا شورای کیفیت یا کمیته ارتقای کیفیت به عنوان یک ساختار حمایتی و تسهیل کننده با مشارکت تیم مدیران ارشد ایجاد می شود.
3- تیمهای ارتقا : اگر فلسفه مدیریت جامع کیفیت به درستی درک شود باید در اجرای آن، تیمهای فرابخشی باعضویت صاحبان فرایندها از بخشهای مختلف سازمانی تشکیل شوند(حتی از کمیته های تخصصی هفت رشته) سنجش ،پایش ،کنترل و ارتقای عملکرد فرایند های اصلی و کلیدی را بر عهده گیرند.
4-روش و ابزار ارتقا : باید برای ارتقا فرایند ها یک روش علمی توام با ابزار ساده و کاربردی وجود داشته باشد و همه مدیران و کارکنان نیز در رابطه با استفاده از روش و ابزار مورد نظر آموزش ببینند.، وجود روش و ابزار استاندارد و استفاده از آنها زبان مشترک ایجاد می نماید.
5-روشها و ابزار آماری
6-مهارتهای انسانی
7-روشی برای انتقال صدای اعضای سازمان به داخل سازمان
8-مهندسی مجدد فرایند
9-نظام ارتباطی موثر و کار آمد: نظام ارتباطی باید حول محور پاسخگویی به نیاز ها و انتظارات کارمندان عضو نظام و مهندسین عضو و وفادار (مشتریان داخلی و خارجی) شکل گیرد. تار و پود همه تلاشهای ارتقا کیفیت و رشته اتصال مغز ها و دلهای کارکنان واعضا و مدیران ، نظام ارتباطی است.به همین دلیل در سازمانهایی که مدیریت جامع کیفیت در آنها اجراع می شود به کار امدی نظام ارتباطی اهمیت فوق العادهای داده می شود.
10-نظام تقدیر و تشویق
مراحل اجرایی مدیریت جامع کیفیت
برای اجرای مدیریت جامع کیفیت یک الگوی شش مرحله ای پیشنهاد می گردد . با توجه به اینکه مرزبندی کاملا مشخصی بین این مراحل وجود ندارد.
1- مرحله آگاهی: در این مرحله، زمانی که مدیران ارشد تعهد خود را به اجرای مدیریت جامع کیفیت نشان دادند باید به سئوالات کارکنان در باره ضرورت تغییر پاسخ دهند.
2- مرحله کسب دانش و مهارتها : در این مرحله پایه های مدیریت جامع کیفیت ریخته می شود و ابزار و روشهای ارتقا مستمر کیفیت آموزش داده می شود، علائم کار تیمی ظاهر می شود و سازمان به سنجش و پایش کیفیت اقدام می کند.
کارهایی که در این مرحله باید انجام گیرد عبارتند از:
-ایجاد صلاحیت های لازم در مدیریت از طریق آموزش ابزار و فنون ارتقای مستمر کیفت و دانش ارتقا
-ایجاد صلاحیتهای لازم در کارکنان از طریق اشنایی با فلسفه و اصول مدیریت جامع مدیریت جامع کیفت،ویژگیهای فرایند ها و اهمیت کار تیمی برای ارتقا آنها
-ایجاد صلاحیتهای لازم در کارکنان از طریق اشنایی با فلسفه و اصول مدیریت جامع کیفیت،ویژگیهای فرایند ها و اهمیت کار تیمی برای ارتقا آنها
-ارزیابی فرهنگ سازمانی به منظور تغییر در فرهنگ سازگار با ارتقای مستمر کیفیت
-مشخص کردن مشتریان(اعضا حقوقی و حقیقی عضو نظام و ...)و تعین نیازها و انتظارات آنان (نیاز های صنفی ، مادی و معنوی) هر یک را با فرایند های کلیدی تعین نماید و سپس از طریق گفتگوی مستقیم یا کسب پس خوراند های منظم نیاز ها و انتظارات آنها را بر طرف نماید.
-انتخاب یک روش ارتقا کیفیت : روش focus-pdca می تواند مورد استفاده قرار گیرد
-تشکیل تیمهای ارتقا کیفیت و آموزش آنان. –ارتقا تعدادی فرایند کلیدی جهت کسب تجربه
3- مرحله برنامه ریزی بلند مدت(استراتژیک)
یک ارزیابی درونی کیفیت برای تشخیص نقاط قوت و ضعف و سعی دراستفاده از نقاط قوت و بر طرف کردن نقاط ضعف
-تعیین رسالت و دورنمای سازمان از طریق تعین اهداف بلند مدت و استراتژی های دستیابی به آنها ( برای مثال اگر اجرایی شدن ماده 33 قانون نظام مهندسی بعنوان یک هدف بلند مدت مطرح می باشد، استراتژی رسیدن به این هدف چه باشد وچگونه آن را بین اعضای سازمان نهادینه نماییم و یا ابزار و راهکار های موفقیت آن با توجه به عوامل داخلی و خارجی چیست و چگونه نفاط ضعف داخل و خارج سازمان را تشخیص داده وبه نقاط مثبت تبدیل نماییم)
تدوین شیوه ارزشیابی برنامه: با ید برای تحقق این مرحله از مراحل اجرایی،فرهنگ سازمانی با ارزشهای اساسی مدیریت جامع کیفیت سازگار باشد. وجود جو اعتماد، تفکر قدرت بخشیدن به کارکنان و مشارکت آنان در ارتقای فرایند ها، اعتماد به کار تیمی و بهبود عملکرد فرایند ها و بطور کلی باور فلسفه مدیریت جامع کیفیت و منافع دراز مدت آن از شرایط اساسی برای برنامه ریزی استراتژیک تلقی شود.
4-مرحله برنامه ریزی تفضیلی : همه بخش ها و واحد های سازمانی بر اساس برنامه بلند مدت،برنامه های یک ساله تدوین می نمایند.بخشها و واحدها بهتر است وظایف ذیل را به انجام برسانند.
1-تعیین فرایند های اساسی 2-مشتریان فرایند ها(اعضای حقوقی و حقیفی عضو)3- تعیین نیاز ها و انتظارات مشتریان4-فرایند هایی برای ارتقا و یا بهبود5-اهداف اختصاصی ارتقا 6-تشکیل تیمهای ارتقا فرایندها 7-نشانگرهای ارتقا کیفیت.
5-مرحله اجرا: در این مرحله بخشها و واحدهابرنامه های سالانه خود را اجرا می
نمایند.(-تیمهای ارتقا فرایند های خود را ارتقا دهند. –یک سیستم ارتباطی منظم و قوی برای انتقال تجربیات ایجاد شود. –یادگیری در عمل ترغیب گردد. – موانع و مشکلات ارتقای فرایند ها از میان برداشته شود. –یک سیستم تقدیر و تشویق کار آمد از مدیران کار بلد و کارمندان دلسوز و اعضای موثر به وجود آید. – پیشرفته پایش شوند.
6-مرحله ارزشیابی
-باید سالانه از برنامه ارتقا کیفیت ارزشیابی به عمل آید تا علل موفقیتها و احیانا شکستها مشخص گردد.
-مدیریت منابع انسانی جانشین مدیریت کارکنان گردد(مدیریت منابع انسانی معطوف به سیاست ها ، اقدامات و سیستم هایی است که رفتار ، طرز فکر و عملکرد کارکنان را تحت تاثیر و ارزیابی قرار میدهد.،ورویکردی جامع و کلیدی به منابع انسانی در مدیریت استراتژیک سازمانی دارد.)
-مدیریت منابع انسانی فرایندی شامل چهار وظیفه جذب ، توسعه، ایجاد انگیزش و نگهداشت منابع انسانی است...
مهندس مجید اخوان فر 12/02/1388